home | login | register | DMCA | contacts | help | donate |      

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
А Б В Г Д Е Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я


my bookshelf | genres | recommend | rating of books | rating of authors | reviews | new | форум | collections | читалки | авторам | add
fantasy
space fantasy
fantasy is horrors
heroic
prose
  military
  child
  russian
detective
  action
  child
  ironical
  historical
  political
western
adventure
adventure (child)
child's stories
love
religion
antique
Scientific literature
biography
business
home pets
animals
art
history
computers
linguistics
mathematics
religion
home_garden
sport
technique
publicism
philosophy
chemistry
close

реклама - advertisement



Создаем базу данных

Создать собственную базу данных в Access можно несколькими способами. Опытные пользователи могут прибегнуть к режиму Конструктора, с помощью которого и будут заданы все параметры основных таблиц: номенклатура полей, тип содержащихся в них данных, установлены связи и формы вывода данных. Однако новичкам, возможно, стоит прибегнуть к помощи Мастера, который предложит вам на выбор десятки шаблонов «деловых» и «личных» таблиц для создания небольшой базы данных:

«Деловые»:

«Личные»:

Наверняка многие из вас уже поняли, какие возможности открывает Access даже домашнему пользователю. Создать таблицу с каталогом собственной музыкальной коллекции в Excel может каждый, но только Access может подключить к этой таблице другую, посвященную самим исполнителям – с их биографическими данными, фотографиями (вы не забыли, что ячейка Access, так же, как и Excel, может содержать не только текстовые и числовые величины, но и изображения и даже мультимедиа-файлы?). Можно включить в базу данных и еще одну таблицу – с полными дискографиями каждого исполнителя (ведь не все же альбомы есть в вашей домашней коллекции). И еще одну – со своеобразным «журналом проката»: автор на собственной шкуре ощутил, что подобная бюрократия в ряде случаев очень даже необходима. И теперь, уныло глядя на пустые гнезда на стеллаже с дисками, жалеет, что не познакомился с Access годика три назад...

Но если для домашнего пользователя чаще всего будет достаточно простенькой БД с двумя-тремя связанными таблицами, то в рамках предприятия и даже малого офиса частенько приходится общаться с базой в десятки, а иногда – и сотни таблиц! Взгляните еще раз на «Деловой» список, предлагаемый Мастером Access – иногда и этих трех десятков таблиц бывает недостаточно. Безусловно, проектировать такую базу гораздо труднее, однако и выиграете вы в итоге неизмеримо больше! Возьмем лишь проблему взаимосвязи данных. Мы помним, насколько интересно устанавливать связи между ячейками таблиц Excel, когда при изменении значения лишь одной ключевой ячейки моментально пересчитываются и значения в остальных. Но – только в рамках одной таблицы или, в крайнем случае, «книги». А теперь представьте, что при изменении этой самой ячейки перестраивается пересекающаяся информация в СОТНЯХ входящих в базу данных таблицах! Такое возможно только в Access – в Excel не миновать вам долгой и кропотливой ручной работы. Неудивительно – при создании таблиц Excel для того же каталога домашней коллекции мы не сможем избежать повторения данных. Поле Исполнитель будет и в таблице Исполнители, и в таблице Альбомы, причем поля эти никак не будут связаны друг с другом. При составлении же базы данных такого досадного дубляжа не происходит.

При разработке базы данных в Access, независимо от степени ее сложности, нам с вами придется выполнить, как минимум, четыре совершенно отдельных и независимых комплекса работ:

Проектирование базы данных – пожалуй, самая сложная для новичка часть работы. Выверка номенклатуры полей, их значений, установка связей между таблицами самой простой базы данных может занять дни и даже недели... Работа над сложными БД требует уже навыка программирования, умения работать со сложными формулами. После завершения этого этапа в вашем распоряжении окажется пустая, но полностью готовая к работе оболочка – шаблоны таблиц, которые вам надо будет заполнить нужным вам материалом.

Формы ввода и вывода данных. Для удобства заполнения этих таблиц не помешает выбрать и форму – типовой бланк, в который будут вноситься нужные данные. В Access включена довольно большая библиотека типовых форм, однако в ряде случаев нам вновь придется прибегнуть к помощи Конструктора и создать собственную.

Ввод данных – работа долгая и монотонная: заполнение базы данных может длиться едва ли не больше, чем ее разработка. Зато в том случае, если вы правильно спроектировали вашу базу и создали удобную форму ввода, никаких сложностей на этом этапе вы не встретите. Но вот база данных заполнена, но радоваться пока еще рано. Ведь пока в наших руках лишь сырой массив информации, работать с которым напрямую, как с таблицами Excel, нет никакого смысла – в море данных нетрудно и утонуть...

Вывод данных. Именно громадные возможности Access по выводу информации и отличают базу данных от простеньких таблиц Excel – ведь даже работая с «книгами» последнего, вы вынуждены держать перед глазами всю имеющуюся информацию, перескакивая с таблицы на таблицу и мучаясь с установками фильтров для каждой. При работе же с Access все происходит иначе – база данных дает вам точный и лаконичный ответ на ваш вопрос, не обременяя вас статистическим мусором.

Итак, вам необходимо извлечь нужные данные сразу из нескольких таблиц базы данных и представить всю информацию в максимально удобном для просмотра (или последующей распечатки) виде. Значит, сначала нам придется правильно подготовить запрос к базе – какие именно ячейки и из каких таблиц вас интересуют, в каком именно порядке должны они располагаться. А для удобства отображения информации нам вновь, как и в случае с вводом данных, придется поработать с формами – только в этот раз их роль будет неизмеримо важнее. Ведь форма вывода – не просто «лицо» вашей базы данных, но и один из важнейших ее элементов. Так, собирая данные из нескольких таблиц, форма должна предложить пользователю не просто сами данные, но и результат вычислений, сделанных на их основе. Допустим, нам необходимо узнать, сколько стоил в милой сердцу «деревянной» валюте купленный нами три года назад компакт-диск (или крупнооптовая партия куриных окорочков). Для этого могут быть задействованы сразу несколько таблиц базы данных – например, перечень всех купленных вами партий окорочков и справочник по курсу доллара. Взяв необходимые данные из обеих таблиц (стоимость нужной партии в рублях и курс доллара на этот день), форма вычислит результат и представит его вам в соответствующем поле. В том случае, разумеется, если вы заранее присвоили данному полю нужную формулу.

Если вам необходимо не просто увидеть на экране результат выполнения вашего запроса, но и вывести его на печать для дальнейшего представления начальству, в арсенале Access найдется еще один мощный инструмент – отчеты. Отчет – это та же форма, но только в виде красиво оформленного бланка со всеми необходимыми атрибутами – заголовком, фирменной «шапкой», небольшим вступительным текстом. А весь последующий объем листа (а может быть, и целой пачки) займет информация из базы данных. Конечно же, все запросы и формы составляются лишь один раз – в дальнейшем процесс получения информации из базы займет у пользователя лишь несколько секунд. И на вопрос – а стоит ли вообще связываться с Access? – можно ответить лишь встречными вопросами: насколько часто вам необходимо обращаться к базе данных? Какой сложности выборки вам нужны? Велик ли массив информации? Ответьте сами себе на эти вопросы, и станет ясно, так ли остро необходим вам Access... Или, может быть, стоит просто получше изучить старину Excel?


MICROSOFT ACCESS | Microsoft Office | «РУССКИЙ ОФИС» – ПОЛЕЗНЫЕ ДОПОЛНЕНИЯ